Gemini e Copilot per la Scuola 2026: Guida Completa per Docenti

La quasi totalità delle scuole italiane lavora su Google Workspace for Education o su Microsoft 365 Education. Dal 2025, Google ha reso disponibile Gemini per tutti gli utenti Workspace maggiorenni, mentre Microsoft ha esteso Copilot dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams con licenze dedicate all'ambito scolastico. Il risultato è che la maggior parte dei docenti italiani ha già accesso a un assistente AI integrato, senza bisogno di comprare nulla di nuovo.

Nonostante questo, l'uso reale è molto basso. Secondo l'indagine INDIRE-Tecnica della Scuola presentata a Didacta 2025, circa il 52% dei docenti italiani dichiara di usare strumenti AI per la didattica, ma la maggioranza di questi si affida a ChatGPT gratuito in versione consumer, non agli strumenti già presenti nell'ecosistema Workspace o Microsoft della scuola. Questa scelta ha due conseguenze negative: la scuola paga licenze per funzioni che non usa, e l'AI finisce per essere gestita al di fuori di qualsiasi controllo amministrativo o di privacy.

Capire cosa fanno concretamente Gemini e Copilot, come si attivano e come si integrano nella didattica quotidiana è il modo più rapido per portare l'intelligenza artificiale in classe. Il vantaggio è doppio: niente nuovi strumenti da imparare da zero e tutele di privacy molto superiori rispetto agli strumenti consumer, grazie ai data processing agreement specifici per l'ambito Education.

Gemini è l'assistente AI di Google integrato nella suite Workspace. Per le scuole italiane su Workspace for Education, Gemini è disponibile in tre punti principali: l'app web autonoma (gemini.google.com) con l'account scolastico, il pannello laterale all'interno di Gmail, Docs, Sheets, Slides e Meet, e l'integrazione in Google Classroom rilasciata progressivamente durante il 2025 e 2026. Il livello di accesso dipende dal piano di licenza: Fundamentals (gratuito) ha funzioni AI molto limitate, mentre Standard, Plus e il Teaching and Learning Upgrade includono Gemini con tutte le funzioni principali.

In Google Docs, Gemini genera bozze di testo partendo da un prompt, riassume documenti lunghi, riformula paragrafi, trasforma elenchi in tabelle strutturate. In Google Slides, propone bozze di presentazione e genera immagini direttamente nelle diapositive. In Gmail aiuta a scrivere risposte e a riassumere thread lunghe, utile per la comunicazione con famiglie e colleghi. In Google Classroom, il docente può generare velocemente obiettivi di apprendimento coerenti con le Indicazioni Nazionali, bozze di assignment con rubric, quiz automatici.

Per gli studenti minorenni le funzioni di Gemini sono limitate o disattivate di default: l'amministratore di dominio della scuola può scegliere se attivarle, e la normativa italiana del 2025 impone comunque il consenso esplicito dei genitori per l'uso diretto da parte di minori sotto i 14 anni. Nella pratica, nella maggior parte delle scuole italiane è il docente ad usare Gemini per preparare materiali e gestire il proprio lavoro, non lo studente in autonomia.

Copilot è l'assistente AI di Microsoft integrato in Microsoft 365. Per le scuole italiane con licenze Education, Copilot si articola su tre livelli. Copilot Chat è disponibile gratuitamente per gli utenti con account scolastico Microsoft, e funziona come un assistente conversazionale separato, con tutela dei dati aziendali. Microsoft 365 Copilot è la versione integrata completa dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, richiede una licenza aggiuntiva a prezzo Education ridotto. Copilot in Teams for Education ha funzioni specifiche per la didattica, come il riassunto automatico di videolezioni e la generazione di azioni di follow-up.

In Word, Copilot redige bozze complete a partire da un brief, riformula paragrafi con toni diversi, riassume documenti lunghi, genera sommari strutturati. In Excel analizza tabelle, crea grafici, scrive formule complesse a partire da richieste in linguaggio naturale. Questa funzione è particolarmente utile per il personale ATA e i DSGA che gestiscono file di bilancio, presenze, graduatorie e verbali. In PowerPoint, Copilot trasforma un documento Word in una presentazione completa con immagini, layout e note per il relatore. In Outlook aiuta a redigere comunicazioni, riassumere email e proporre risposte.

Per i docenti che lavorano già dentro l'ecosistema Microsoft, Copilot è la scelta più naturale. La curva di apprendimento è ridotta perché gli strumenti base sono quelli di sempre: cambia solo la presenza di un assistente AI che suggerisce, riformula e accelera. In Teams for Education, Copilot è particolarmente utile per gestire collegiali docenti e riunioni di dipartimento, dove genera automaticamente verbali e liste di azioni da monitorare.

La domanda 'Gemini o Copilot?' ha nella maggior parte dei casi una risposta semplice: quello che la scuola usa già. Migrare da Google Workspace a Microsoft 365 o viceversa solo per l'intelligenza artificiale è un costo in tempo, formazione e migrazione dati che difficilmente si giustifica. Ha senso valutare entrambi solo se la scuola sta già pianificando un cambio di piattaforma, oppure se vuole aggiungere una licenza specifica di AI avanzata sopra l'ecosistema esistente.

Sul piano delle funzionalità, Gemini ha un vantaggio sui formati multimediali: genera immagini, elabora bene input video e audio, è più forte nei flussi creativi. L'integrazione con Google Classroom è un plus per le scuole italiane che usano Classroom come strumento principale di gestione classe. Copilot ha un vantaggio sui documenti strutturati e sull'analisi dati: Excel con Copilot è uno strumento potente per le segreterie, e Word con Copilot gestisce documenti lunghi come PTOF, relazioni finali e programmazioni con più precisione rispetto a Docs con Gemini.

Sul piano privacy, entrambe le piattaforme offrono tutele specifiche per l'ambito Education. I dati delle conversazioni e dei documenti non vengono usati per addestrare i modelli di base, ci sono data processing agreement dedicati, e la scuola può configurare le politiche di conservazione dei dati. Il livello di tutela è molto superiore a quello di ChatGPT gratuito in versione consumer, che invece utilizza le conversazioni per l'addestramento salvo opt-out esplicito da parte dell'utente. Questo è un argomento importante nella scelta tra l'uso di strumenti integrati e di strumenti esterni.

Gli usi didattici più frequenti di Gemini e Copilot rientrano in cinque categorie principali. La prima è la preparazione di materiali: generare esercizi graduati su tre livelli di difficoltà, creare schede di lavoro su un argomento specifico, produrre riassunti e mappe concettuali di testi lunghi. In Docs o Word il docente parte dal programma della lezione e chiede all'AI di generare tre versioni dello stesso esercizio, poi le rivede e le distribuisce a gruppi diversi della classe.

La seconda è la progettazione di lezioni: chiedere all'AI di suggerire una sequenza di attività coerenti con un obiettivo di apprendimento, proporre varianti di un'attività che non ha funzionato, cercare collegamenti interdisciplinari tra la propria materia e altre. In Classroom con Gemini, il docente genera velocemente obiettivi di apprendimento allineati alle Indicazioni Nazionali. La terza è la valutazione formativa: dettare all'AI criteri di una rubric, far generare feedback personalizzato su elaborati degli studenti previa anonimizzazione, creare quiz automatici in Google Forms o Microsoft Forms.

La quarta categoria è la comunicazione con le famiglie: redigere comunicazioni chiare e cortesi in situazioni delicate, tradurre circolari e avvisi per famiglie non italofone, preparare bozze di lettere di convocazione. La quinta è il lavoro amministrativo: in Sheets o Excel, analizzare dati di valutazione per classe, individuare pattern nei risultati, generare report per il collegio docenti. Tutte queste attività si realizzano senza uscire dagli strumenti Workspace o Microsoft 365 che la scuola già usa quotidianamente, con un guadagno di tempo stimato in 3-5 ore settimanali per i docenti che le integrano nel proprio metodo.

Nel 2025 il Governo italiano ha introdotto nel disegno di legge sull'intelligenza artificiale l'obbligo di consenso esplicito dei genitori per l'uso diretto di strumenti AI generativa (ChatGPT, Gemini, Copilot e analoghi) da parte di minori sotto i 14 anni. La norma si applica anche all'uso scolastico: un docente che vuole far interagire direttamente gli alunni della scuola primaria o delle prime classi della secondaria di primo grado con Gemini o Copilot deve raccogliere il consenso formale delle famiglie e documentarlo nel registro di classe.

Per gli studenti tra i 14 e i 18 anni, il consenso non è richiesto dalla normativa italiana, ma le policy Google Workspace e Microsoft 365 per account Education limitano di default l'accesso di Gemini e Copilot agli utenti maggiorenni. L'amministratore di dominio può modificare questa configurazione, ma la decisione ha implicazioni di privacy e responsabilità che vanno discusse con il dirigente scolastico e documentate nella DPIA di istituto. Nella maggior parte delle scuole italiane, la scelta più semplice è che siano i docenti a usare Gemini o Copilot per preparare materiali, con gli studenti che interagiscono solo con gli output finali.

A livello di istituto, le Linee Guida MIM per l'AI nella scuola (agosto 2025) forniscono il quadro di riferimento per la governance. La responsabilità primaria spetta al dirigente scolastico, che deve nominare un referente AI di istituto, aggiornare il Regolamento di istituto, informare le famiglie tramite il sito scolastico e formare il personale sulla base dei nuovi strumenti. Aggiornare la DPIA prima di adottare Gemini o Copilot in modo strutturato è una buona pratica che riduce il rischio di contestazioni in caso di ispezione del Garante Privacy.

Le licenze Google Workspace for Education si articolano in quattro piani. Fundamentals è gratuito ma non include Gemini nella versione con funzioni AI avanzate. Standard aggiunge strumenti di gestione più ricchi e in alcuni contesti include Gemini. Plus è il piano più completo, con tutte le funzioni AI e strumenti di sicurezza avanzati. Teaching and Learning Upgrade è un add-on che estende le funzioni didattiche sui piani esistenti. Per attivare Gemini, il primo passo è verificare dalla console Admin quale piano ha la scuola e, se necessario, passare al livello che include le funzioni AI desiderate.

Microsoft 365 Education ha una struttura simile articolata in A1 (gratuito), A3 e A5 (a pagamento). Copilot Chat è disponibile con A1, mentre Microsoft 365 Copilot (la versione integrata in Word/Excel/PowerPoint/Outlook) richiede una licenza aggiuntiva con prezzi Education ridotti rispetto alla versione business. Microsoft offre periodi di prova e sconti per l'adozione su larga scala: per una scuola è sempre opportuno chiedere un preventivo personalizzato tramite un partner Microsoft Education accreditato.

Nel quadro del bando DM 219/2025, sia le licenze Gemini che le licenze Copilot sono acquistabili nella Parte B del progetto (beni e servizi digitali), se la scuola decide di integrarle come strumento principale di AI per il personale. La formazione del personale sull'uso di Gemini e Copilot rientra nella Parte A (formazione) ed è rendicontabile con un fornitore accreditato MePA. ScuolaTech è presente sul MePA e eroga percorsi di formazione dedicati proprio a Gemini, Copilot o a un approccio ibrido che copra entrambi, con contenuti differenziati per docenti, personale ATA e dirigenti.

Il salto di qualità nell'uso di Gemini e Copilot non avviene con qualche video tutorial isolato, ma con un percorso strutturato che affronti tre livelli di maturità. Il livello base copre l'attivazione dello strumento, le funzioni principali e le prime prompt efficaci. Il livello intermedio riguarda l'integrazione dell'AI nei workflow quotidiani di preparazione delle lezioni, di valutazione formativa e di comunicazione con famiglie e colleghi. Il livello avanzato punta a costruire un sistema personale di prompt riutilizzabili, a condividere pratiche con i colleghi e a formare altri docenti della scuola.

I percorsi di formazione ScuolaTech su Gemini e Copilot partono dall'ambiente reale dell'istituto: non si lavora su account fittizi o in astratto, ma dentro gli account Workspace o Microsoft 365 che i docenti già usano quotidianamente. I partecipanti escono dal corso con un set di prompt testati, materiali pronti e la capacità di replicare le attività in autonomia con gli studenti. Nell'indagine interna di fine percorso, la valutazione media sui corsi dedicati agli strumenti AI integrati è 4,8 su 5, con particolare apprezzamento per la parte laboratoriale.

Per le scuole che vogliono sviluppare un percorso formativo specifico su Gemini, Copilot o entrambi, compatibile con il DM 219/2025, è possibile contattare info@scuolatech.com o chiamare il +39 345 5968 376. La proposta formativa viene costruita sulla base dell'ecosistema digitale realmente in uso nell'istituto e sul livello di partenza del personale, con particolare attenzione alla compatibilità con la rendicontazione su Scuola Futura.