Acquisto Diretto MePA per la Formazione AI: Guida Pratica per le Scuole — 2026

Il MePA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione) è la piattaforma di e-procurement gestita da Consip, la centrale di acquisti del Ministero dell'Economia e delle Finanze. Tutte le pubbliche amministrazioni, incluse le scuole statali, sono obbligate a utilizzare il MePA per acquisti sotto la soglia comunitaria (attualmente 221.000 euro per servizi), salvo specifiche eccezioni previste dalla normativa.

L'obbligo di utilizzo del MePA non è solo formale: serve a garantire trasparenza, tracciabilità e concorrenza negli acquisti pubblici. Per le scuole che ricevono fondi PNRR, l'utilizzo del MePA è un requisito di rendicontazione: ogni acquisto deve essere documentato con numero di ordine MePA, date, importi e documenti di consegna.

Per la formazione AI finanziata dal DM 219/2025, le scuole devono quindi cercare fornitori presenti nel catalogo MePA con categorie merceologiche coerenti. I principali codici CPV (Classificazione Prodotti e Servizi) rilevanti sono: 80533100 (Servizi di formazione informatica), 80510000 (Servizi di formazione specializzata), 80533000 (Servizi di formazione e simulazione informatica).

Sul MePA esistono due procedure principali per acquistare servizi formativi. L'ODA (Ordine Diretto di Acquisto) permette di acquistare direttamente prodotti o servizi già presenti nel catalogo MePA a prezzo fisso. È la procedura più rapida: una volta trovato il servizio nel catalogo, l'acquisto si completa in pochi giorni. Tuttavia, non tutti i fornitori di formazione AI hanno caricato i loro servizi nel catalogo con prezzi fissi.

La RdO (Richiesta di Offerta) è la procedura alternativa: la scuola pubblica una richiesta specificando i propri requisiti formativi e invita uno o più fornitori a presentare un'offerta. È più flessibile e permette di ottenere percorsi personalizzati, ma richiede più tempo: pubblicazione della RdO, raccolta offerte, valutazione, aggiudicazione. Il processo completo richiede mediamente 20-30 giorni.

Per il DM 219/2025, considerando la scadenza del 17 aprile 2026, la scelta tra ODA e RdO dipende da quando la scuola avvia il processo. Se si parte prima del 15 marzo 2026, la RdO è fattibile. Se si parte dopo, l'ODA è praticamente l'unica opzione compatibile con i tempi.

La ricerca sul MePA avviene attraverso il portale acquistinretepa.it, accessibile con le credenziali della scuola (tipicamente quelle del DSGA o del dirigente delegato). La ricerca per categoria merceologica 'Formazione e istruzione' permette di visualizzare l'elenco dei fornitori abilitati con le relative offerte.

Non tutti i fornitori presenti nel catalogo hanno effettiva esperienza nella formazione AI per scuole: molti sono generalisti. Prima di procedere all'acquisto, è importante verificare il profilo dell'azienda, leggere le specifiche del servizio offerto, e — se possibile — cercare referenze da altre scuole che hanno già utilizzato quel fornitore. Le schede prodotto sul MePA devono indicare i contenuti del corso, le ore, le modalità e le certificazioni rilasciate.

ScuolaTech è registrata sul MePA e ha già completato oltre 450 procedure di acquisto con scuole italiane nell'ambito dei bandi PNRR precedenti. La documentazione richiesta per la procedura (specifiche tecniche, preventivi, curriculum docenti) è disponibile e può essere fornita rapidamente per supportare la scuola nei tempi stretti del DM 219/2025.

Oltre al MePA, le scuole possono ricorrere all'affidamento diretto ai sensi dell'art. 50 del D.Lgs. 36/2023 (Codice dei Contratti Pubblici). Per servizi di importo inferiore a 140.000 euro, è possibile affidare direttamente a un singolo fornitore senza gara formale, purché vengano rispettate alcune condizioni: verifica dei requisiti del fornitore, rispetto del principio di non discriminazione, motivazione adeguata della scelta.

L'affidamento diretto è più semplice da gestire rispetto alla procedura MePA, ma richiede comunque documentazione precisa: determina a contrarre del dirigente scolastico, richiesta di preventivo al fornitore, verifica DURC e antimafia (per importi superiori a 5.000 euro), atto di affidamento con CIG (Codice Identificativo Gara) ottenuto dall'ANAC.

Una prassi sempre più diffusa tra le scuole è combinare le due procedure: utilizzare il MePA per la ricerca e il confronto dei fornitori, ma completare l'acquisto tramite affidamento diretto per velocizzare i tempi. Questa combinazione è ammessa, purché tutto sia correttamente documentato e il CIG venga ottenuto prima dell'impegno di spesa.

La documentazione necessaria per un acquisto MePA o affidamento diretto di formazione AI nell'ambito del DM 219/2025 include: determina a contrarre del dirigente scolastico (che autorizza l'avvio della procedura e indica i fondi di copertura), specifica tecnica del servizio richiesto (contenuti, ore, numero di partecipanti, modalità, certificazioni), preventivo o offerta del fornitore, verifica DURC regolare del fornitore, dichiarazione antimafia per importi superiori alle soglie di legge, e contratto o lettera d'ordine firmata da entrambe le parti.

Dopo l'esecuzione del servizio, la documentazione da conservare per la rendicontazione include: fattura del fornitore con descrizione dettagliata del servizio, registro presenze firmato per ogni sessione, certificati individuali rilasciati ai partecipanti, e — per la Parte B — bolle di consegna delle attrezzature e inventario aggiornato.

Una best practice adottata dalle scuole più organizzate è creare un 'fascicolo PNRR' digitale fin dall'avvio del progetto, con cartelle separate per ogni macro-area (acquisto, formazione, attrezzature, rendicontazione) e un indice dei documenti. Questo fascicolo viene poi caricato su Scuola Futura in fase di rendicontazione.

I tempi di una procedura MePA per l'acquisto di servizi formativi variano a seconda della procedura scelta e della complessità del servizio. Un ODA su catalogo richiede mediamente 5-10 giorni lavorativi dalla creazione dell'ordine alla conferma del fornitore. Una RdO richiede mediamente 20-30 giorni: 10 giorni per la pubblicazione e raccolta offerte, 5-10 giorni per la valutazione, 3-5 giorni per l'aggiudicazione e firma del contratto.

Considerando la scadenza del 17 aprile 2026, il calendario ideale per le scuole è: entro il 10 marzo 2026 — identificazione del fornitore e avvio procedura; entro il 31 marzo 2026 — firma del contratto; entro il 17 aprile 2026 — presentazione della domanda su Scuola Futura con contratto allegato. Avviare la procedura dopo il 31 marzo rende molto difficile rispettare la scadenza del bando.

Le scuole che si trovano in ritardo possono contattare ScuolaTech per verificare la disponibilità di percorsi con avvio rapido. Il team operativo ha esperienza nella gestione di procedure d'urgenza e può supportare la scuola nell'accelerazione dei passaggi amministrativi, rispettando però rigorosamente la normativa applicabile.

Le procedure MePA per l'acquisto di formazione hanno alcune insidie specifiche. Il primo errore frequente è non ottenere il CIG prima dell'impegno di spesa: il CIG deve essere richiesto all'ANAC prima di firmare qualsiasi contratto o emettere ordini, pena l'irregolarità della procedura. La richiesta del CIG è gratuita e si effettua online sul portale ANAC.

Il secondo errore è non verificare la coerenza tra il codice CPV dell'acquisto e la categoria merceologica del fornitore sul MePA. Se il fornitore è registrato sotto una categoria diversa da quella del servizio acquistato, la procedura può essere contestata in fase di controllo. Verificare la coerenza prima di procedere evita problemi in rendicontazione.

Il terzo errore riguarda la fatturazione: la fattura del fornitore deve riportare esattamente i riferimenti del contratto, il CIG, la descrizione dettagliata del servizio e i dati della scuola come PA. Fatture generiche o prive dei riferimenti richiesti vengono respinte dai sistemi di rendicontazione. È buona pratica concordare il formato della fattura con il fornitore prima dell'avvio del servizio.